Lei obriga empresas a ter arquivo em papel - Mesmo com a evolução tecnológica, o acumulo de documentos guardados na forma original ainda é obrigatório nas organizações públicas e privadas

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A Lei nº 8.159/91 regula a política nacional de arquivos e não permite ter só documentos digitalizados

A evolução tecnológica e informática ainda não são suficientes para eliminar o acúmulo de documentos guardados. 

Manter a papelada ainda é muito necessário nas empresas públicas ou privadas devido à observância da Lei nº 8.159 de 8 de janeiro de 1991, que regula a política nacional de arquivos. 

Não há permissão para tê-los apenas digitalizados, e algumas informações de arquivo devem necessariamente ser mantidas na forma original: o papel. 

De acordo com o advogado Cristiano Oliveiro, diretor do Centro de Arquivo de Documentos (C.A.D.), hoje as empresas gastam seis vezes o valor da elaboração do documento só para encontrá-lo e 11 vezes mais para reproduzi-lo novamente. Mais de 7% dos documentos gerados são perdidos. 

Profissionais investem entre 5% e 15% lendo informações e gastam mais de 50% do tempo procurando por elas. Nos Estados Unidos, há cerca de quatro trilhões de papeis e essa taxa cresce mais de 22% ao ano. "No Brasil ainda não há estatística, mas uma das principais características do nosso sistema é o elevado número de consulta ao mesmo documento", revela. 

Segundo ele, há documentos, como a guia de previdência dos funcionários, que devem ser guardados por incríveis 20 ou 30 anos, pois, nesse período, o fiscal do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) poderá requerer a papelada em uma auditoria. Outro motivo de buscas de documentos antigos pode ser por causa da malha fiscal do Imposto de Renda (IR), por meio da qual os fiscais podem cobrar comprovantes num período de até cinco anos. 

"Os departamentos de Recursos Humanos e de Contabilidade necessitam trabalhar com arquivos antigos para comprovar regularidades das companhias. No entanto, normalmente, o serviço terceirizado não costuma acumular documentos por mais de dois anos em seus escritórios, tendo a empresa que se responsabilizar e buscar uma solução inteligente e segura de acondicionamento", explica.

Nos Estados Unidos, a terceirização do serviço de arquivo de documentos é mais comum e muito procurada, pois garante mais rapidez no acesso a informações e integração entre empresas, ou mesmo dentro delas. "No Brasil a procura por esse tipo de prestação de serviço vem apresentando certo crescimento. Na contratação, o grande diferencial pode ser o gerenciamento de documentos, pois quem o faz não apenas guarda, mas organiza e sabe localizar na hora da necessidade", diz. 

Atenção

Oliveiro enfatiza que por estarem focadas em sua especialidade ou atividade, muitas empresas não se concentram em organizar documentos de forma correta e estão mais centradas em seu trabalho e função, porém, todo processo gera documento: "Muitas companhias, no entanto, encaram isso apenas como um ´arquivo morto´ colocado em um local ou sala qualquer, como se atrapalhassem, porém, é um centro de informação necessária, que poderá ter dados importantes se um dia faltarem numa regulamentação".

O interessante é que há também como terceirizar a organização fora ou dentro da empresa e guardá-los dentro da própria corporação: "É oportuno que este serviço seja customizado conforme a necessidade da companhia".  
De qualquer forma, o advogado lembra que terceirizar oferece diversas vantagens a pequeno custo: abertura de maior espaço físico na empresa; preservação da integridade do mesmo; acondicionamento adequado, evitando a degradação; agilidade e facilidade na disposição dos documentos sempre que solicitado e necessário; gerenciamento e proteção das informações; e tecnologia, experiência.